JURUS SAKTI MENYELENGGARAKAN ACARA AGAR MENJADI SUKSES

Jika suatu saat anda terpilih menjadi ketua Rw, Bupati, atau Walikota, atau menjadi ketua panitia suatu acara, apa saja yang perlu anda lakukan agar acara atau program anda tersebut bisa sukses.

Jadi apapun anda, jika akan menyelenggarakan sutu acara maka anda perlu memiliki jurus sakti yang ampuh untuk mensukseskan acara anda. Saya akan mencoba menularkan jurus sakti menyelenggarakan acara agar sukses.

Jurus Pertama : Perencanaan

Tidak semua orang harus ikut merencanakan. Ketika sebuah Rw akan menyelenggarakan acara peringatan hari kemerdekaan, tidak harus semua pemuda di undang untuk merencanakan. Hanya mereka yang berkompeten saja yang di ajak berembuk. Terlalu banyak orang yang tidak berkompeten datang, forum akan berjalan kurang efektif dan hanya akan menambah pengeluaran biaya untuk konsumsi hehe.
Dalam jurus perencanaan, langkah-langkah yang di ambil adalah :

1. Menentukan tujuan acara
2. Menentukan sasaran acara
3. Menentukan target acara
4. Memperkirakan kemungkinan pendukung suksesnya acara tersebut, baik pendukung biaya maupun tenaga
5. Menentukan waktu dan tempat acara
6. Membentuk organisasi pelaksana kegiata

Kalau di uraikan, 6 poin di atas berbunyi : Sebelum melangkah maka anda harus tahu betul apa tujuan dari acara tersebut sehingga bisa menentukan sasaran dan target penyelenggaraannya. Yang di maksud dengan sasaran acara adalah kepada siapa sesungguhnya acara itu di maksudkan. Kalau misalnya mau membuat acara syukuran yang mengundang anak-anak muda perkampungan, tentu konsepnya akan lain jika di bandingkan dengan yang sasarannya ibu-ibu penggemar telenovela.

Jika sudah menentukan sasaran, tentukan target yang bisa anda raih dalam acara tersebut. Hal ini penting agar anda bisa membayangkan bagaimana langkah-langkah memenuhi target yang harus anda capai itu. Target itu bisa keberhasilan mengantar ke tujuan, keberhasilan mengumpulkan materi, atau keberhasilan menghadirkan jumlah orang dalam acara tersebut.

Setelah itu anda perlu memperkirakan siapa yang bisa mendukung acara tersebut. Tentu saja ada yang mendukung dengan tenaga dan ada pula yang mendukung dengan materi. Baru setelah itu anda bisa menentukan tempat yang pas dan waktu yang bisa mendukung anda mencapai target tersebut. Pilihan gedung yang representatif sesuai dengan dana yang mungkin di dapat dan mendukung suasana yang mendukung tercapainya tujuan acara. Demikian juga dengan penentuan waktu.

Ada pun yang terakhir pada tahap perencanaan adalah membentuk organisasi peleksana, seperti panitia, pokja atau staf-staf.

Jurus Kedua : Pelaksanaan

Agak berbeda dengan jurus perencanaan, pelaksanaan yang sukses adalah apabila ia mampu melibatkan sebanyak-banyaknya orang untuk mensukseskan acara tersebut. Bersamaan dengan pelaksanaan ini, berjalan pula fungsi pengawasan agar segala potensi yang bisa menggagalkan acara tersebut bisa segera di atasi.
Dalam jurus pelaksanaan, langkah-langkah yang di ambil adalah sebagai berikut :

1. Menyempurnakan susunan pelaksana
2. Melakukan pembagian tugas sesuai dengan seksi-seksi yang ada. Khusus untuk seksi publikasi harus benar-benar memahami cara berpikir dan kesukaan sasaran yang ingin di raih pada acara tersebut.
3. Melakukan pengawasan dan pendampingan agar seksi-seksi bisa berjalan dengan baik
4. Perlu di ukur tingkat antusiasme yang di harapkan hadir per periode (tergantung besar acaranya. Kalau acaranya konser maka per minggu perlu di evaluasi promosinya. Kalau acaranya pengajian, sehari sebelumnya perlu di lakukan cek ke beberapa sasaran, apakah undangan sudah sampai atau belum)
5. Sehari (kalau acara besar seminggu dan sehari) sebelum acara, perlu di pastikan ke siapan para petugas acara (MC, moderator, pembicara, artis pendukung, kelengkapan dan kesehatan alat)
6. Satu jam sebelum acara, perlu di cek segala perlengkapan
7. Petugas penerima tamu datang setengah jam sebelum acara di mulai

Jurus Ketiga : Evaluasi

Jurus ketiga ini memiliki dua unsure prinsip yang penting, yaitu :

1. Bagaimana bisa melaporkan kepada pendukung (dana dan tenaga) agar mereka puas dan nantinya tetap mau membantu bila mengadakan acara lagi
2. Bagaimana agar kalau mengadakan acara lagi bisa lebih baik dari yang telah ada